Zorgeloos uw administratie bijhouden: Highfer regelt het voor u

Inleiding

Als ondernemer bent u verplicht uw administratie op orde te houden: alle inkomsten, uitgaven, facturen, correcties en bewaarplichten moeten nauwkeurig worden vastgelegd. Fouten of onvolledigheden kunnen leiden tot naheffingen of problemen bij een belastingcontrole. Highfer ondersteunt u om uw administratie foutloos, transparant en compliant te houden.

Waarom een goede administratie belangrijk is

U moet alle relevante gegevens kunnen tonen aan de Belastingdienst bij een controle.
Uw btw-aangifte is gebaseerd op wat u in uw administratie heeft staan — dus het moet kloppen.
U hebt inzicht in uw cashflow, winst en financiële positie als de administratie up-to-date is.
Bij bewaarplicht moet u documenten jarenlang beschikbaar kunnen houden.

Verplichte onderdelen van uw administratie

Een correcte btw-administratie bevat in ieder geval:

Inkoopfacturen en verkoopfacturen, met alle verplichte factuurgegevens
Bonnen, kassabonnen of andere verkoopbewijzen
Bankafschriften, kasadministratie of andere betalingsbewijzen
Declaraties, bonnetjes voor kosten
Correcties, creditfacturen of retouren
Dagboeken of journaalposten waarin transacties zijn vastgelegd
Een overzicht van de btw-aangiften en communicatie met de Belastingdienst
Berekeningen of onderbouwing bij bijzondere situaties (zoals privégebruik, verrekeningen, subsidieverwerking)

Bewaartermijn en toegankelijkheid

U dient uw administratie ten minste 7 jaar te bewaren.
Voor aangiften gerelateerd aan onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
De administratie moet in de originele vorm bewaard blijven: digitale documenten mogen niet zomaar worden verwijderd of uitgeprint en dan weggegooid.
Scans van papieren stukken zijn toegestaan, mits de digitale versie betrouwbaar is en de authenticiteit is gewaarborgd (audit trail, et cetera).
Gedurende de bewaartermijn moet u uw administratie (inclusief programmatuur en bestandstructuren) beschikbaar en controleerbaar houden — anders kan de Belastingdienst dit eisen.

Veelvoorkomende uitdagingen voor ondernemers

Vergeten facturen in te voeren of uitgaven te missen
Facturen onvolledig of zonder verplichte gegevens
Kosten niet direct gelinkt aan belaste omzet (privégebruik, gemengd gebruik)
Wijzigingen in eerdere periodes (correcties) die lastig in te passen zijn
Wanneer documenten op meerdere locaties opgeslagen zijn (lokale computer, cloud, papier) — vinden wordt moeilijker
Bewaardocumenten kapot, verloren of onleesbaar

Hoe Highfer uw administratie doet excelleren

1. Centrale administratie binnen één platform

Highfer zorgt dat al uw facturen, uitgaven, bankgegevens, bonnetjes en correcties in één gestructureerde administratie staan — geen verspreide bestanden meer.

2. Automatische matching & herinneringen

Banktransacties worden automatisch gekoppeld aan facturen en uitgaven. Wanneer bepaalde uitgaven of facturen ontbreken, herinnert Highfer u eraan.

3. Validatie en waarschuwingen

Highfer controleert of facturen voldoen aan de wettelijke eisen, of gegevens ontbreken of inconsistent zijn, en geeft waarschuwingen zodat u fouten kunt corrigeren vóór verzending.

4. Correctiebeheer en historie

Als u een factuur aanpast of corrigeert, houdt Highfer automatisch de historie bij. U ziet wat is gewijzigd, wanneer, en waarom — dat is belangrijk bij een eventuele controle.

5. Bewaarkaarsysteem en archivering

Highfer bewaakt de bewaartermijnen en voorkomt dat documenten per ongeluk verwijderd worden. Documenten blijven toegankelijk in de oorspronkelijke vorm (PDF, scan, afbeelding, etc.). Highfer zorgt dat uw administratie gedurende de volledige termijn controleerbaar blijft, inclusief metadata en structuur.

6. Rapportage en exportmogelijkheden

U kunt uw volledige administratie en specifieke overzichten exporteren (CSV, PDF, XML) voor accountants, controle of back-ups. Alles blijft correct gelinkt en traceerbaar.

Voordelen voor uw onderneming

Minder kans op naheffingen of boetes dankzij een foutloze administratie
Tijdsbesparing: u hoeft niet handmatig te controleren of alles compleet is
Inzicht: altijd actueel overzicht van uw financiële situatie
Gemoedsrust bij controles — u hebt alle gegevens paraat en aantoonbaar op orde